- Tiếp tục chỉ đạo thực hiện nghiêm túc công tác quản lý, sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ về “sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quy định điều kiện về an ninh, trật tự đối với một số ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 137/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020 quy định về quản lý, sử dụng pháo” và các văn bản hướng dẫn thi hành. Rà soát, ban hành các văn bản, quy chế, quy trình quy định về công tác văn thư, công tác quản lý, sử dụng con dấu theo thẩm quyền; thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác quản lý, sử dụng con dấu phát hiện, xử lý kịp thời các trường hợp vi phạm và đề ra các giải pháp khắc phục, ngăn chặn nguy cơ, không để tội phạm lợi dụng hoạt động hoặc để xảy ra vi phạm.
- Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị mình theo quy định của pháp luật. Thường xuyên quán triệt, thực hiện nghiêm việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản; bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu cho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ và con dấu; con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở cơ quan, tổ chức; chỉ người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
- Trường hợp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho cán bộ văn thư quản lý, sử dụng con dấu thì cán bộ văn thư phải có trách nhiệm bảo đảm an toàn, sử dụng con dấu của đơn vị tại trụ sở cơ quan, con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư; trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu và phải chịu trách nhiệm về bảo quản, sử dụng con dấu. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
- Khi phát hiện mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan Công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất; trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại, trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và
nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó. Khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi Giấy đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp được đó. Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và Giấy chứng
nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó.
- Quán triệt nghiêm cấm các hành vi vi phạm như: làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả; mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu hết giả trị sử dụng; cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký; không
giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu; mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động; chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu; sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu; sửa chữa làm sai lệch nội dung, thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền; không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền; lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính có liên quan đến con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.